Archivage électronique | le cadre Juridique en Suisse – rjScan

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Archivage électronique – le cadre Juridique en Suisse

QUE DIT LA LOI SUISSE EN MATIÈRE
D’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE À VALEUR PROBANTE?

Les aspects juridiques de l’archivage électronique de documents sont à prendre en compte dans toute stratégie de dématérialisation. Le papier a longtemps été indispensable mais la législation s’est assouplie tant la technologie permet dans pratiquement tous les cas, de concevoir leur équivalent électronique.

Des questions à se poser sur la loi

Les technologies au service de la conception et de l’archivage de documents électroniques sont attrayantes mais surtout innovatrices. Elles procurent du confort, elles simplifient la vie des responsables d’entreprises et des particuliers.
Cependant, il faut inclure dans la stratégie de dématérialisation de vos documents (comptables, officiels, pièces de légitimation, contrats, attestations, déclarations fiscales, bulletins de salaire, documents signés), des questions sur la valeur légale et juridique de ces supports de données (valeur probante ou archivage à valeur légal).

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La valeur juridique d’une archive électronique

« Un document électronique n’a pas de valeur juridique » C’EST FAUX!
Voilà bien une croyance largement répandue… comme beaucoup de croyances. Fort heureusement, elle n’a aucune base de faits concrets qui la caractérise. Les lois, en revanche, sont nettement plus explicites:

  • « Les titres sont des documents, tels [ … ] les fichiers électroniques [ … ] »
  • Art. 177 CPC (code de procédure civile Suisse)

  • « Une copie du titre peut être produite à la place de l’original [ … ] »
  • Art. 180 CPC (code de procédure civile Suisse)

  • « Les livres, les pièces comptables et la correspondance conservés par un moyen électronique ou par un moyen comparable ont la même force probante que ceux qui sont lisibles sans l’aide d’instruments »
  • Art. 957 al.4 CO (code des obligations)

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    La pérennité des supports

    Le problème qui peut se poser avec les supports numériques (CD-ROM, DVD, bandes magnétiques, microfilm, disques durs etc.) c’est avant tout l’accès aux données. Celui-ci doit être garanti… et c’est un des grands enjeux de la dématérialisation.
    La lecture de l’information dépend d’appareils et de logiciels qui évoluent très rapidement. La durée de vie de l’appareil de lecture, sa popularité, sa maintenance ainsi que les mises à jour successives des logiciels détermineront la durée de vie du support qui leur sont liés.
    Le choix du support pour l’archivage de vos informations sur support numérique dépendra du type de données à conserver. Elles détermineront la durée de vie nécessaire.
  • 5 à 10 ans pour les disques optiques (CD-Rom et DVD)
  • 5 à 15 ans pour les disquettes
  • 5 à 15 ans pour les disques durs
  • Délais de conservation des archives numériques

    Dans la majorité des cas, le délai d’intérêt pour le propriétaire des données archivées dépasse le délai légal.
    Le tableau ci-dessous vous permet de vous faire une idée sur les délais légaux de conservation. En regard, un délai suggéré « raisonnable ».

    Quelles pièces doivent conserver un format original?

    Le Bilan et le Compte d’exploitation de l’entreprise.

    La protection des données

  • « Tout traitement de données doit être licite. Il doit être conforme aux principes de la bonne foi et respecter le principe de la proportionnalité »
  • (nécessité de prévoir non seulement l’archivage mais également la destruction des données obsolètes ou plus nécessaires)

    Art. 4 al.1, 2  LPD (loi sur la protection des données)
  • « Les données personnelles doivent être protégées contre tout traitement non autorisé par des mesures organisationnelles et techniques appropriées. »
  • Art. 7 LPD (code de procédure civile Suisse)

  • « La personne privée qui traite des données personnelles ou qui met à disposition un réseau télématique assure la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données afin de garantir de manière appropriée la protection des données. Elle protège les systèmes notamment contre les risques de: »
  • Destruction accidentelle ou non autorisée,
  • Perte accidentelle,
  • Erreurs techniques,
  • Falsification, vol ou utilisation illicite,
  • modification, copie, accès ou autre traitement non autorisés.
  • Art. 8 al.1  OLPD (ordonnance Fédérale sur la protection des données)
  • « Le maître du fichier journalise les traitements automatisés de données sensibles ou de profils de la personnalité [ … ] une journalisation est notamment nécessaire, lorsque, sans cette mesure, il ne serait pas possible de vérifier a posteriori que les données ont été traitées conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou communiquées. »
  • Art. 10 LPD (loi sur la protection des données)

    Reccueil de bases légales

    Olico   (ordonnance sur la tenue des livres de comptes)
    CO   (loi fédérale complétant le Code civil suisse)
    CPC   (code de procédure civile)
    LAr   (Loi fédérale sur l’archivage)
    OLAr   (ordonnance relative à la loi fédérale sur l’archivage)
    LPD   (loi sur la protection des données)
    OLPD   (ordonnance fédérale sur la protection des données)
    OelDi   (droit fiscal)

    Pour aller plus loin

    Contribution de Alexandre de Boccard, Fabien Gillioz, Associés LL.M. OCHSNER & ASSOCIÉS pour Arcplaces SA

    En résumé

    1. Hormis le Bilan et le compte d’exploitation, tous les types de documents peuvent être archivés sous une forme électronique.
    2.Des processus sont à mettre en place afin de respecter les directives légales.
    3. Lorsque les processus sont respectés, un document électronique ainsi archivé a la même valeur probante que l’original.

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