Archivage et GED électronique – Définition | rjScan Suisse

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Archivage et GED électronique – Définition

LA GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS
DE L’ACQUISITION À LA DIFFUSION

Sous l’appellation « GED » (gestion électronique de documents), nous vous énumérons ici la chaîne des processus d’une solution complète de dématérialisation de documents (factures, pièces comptables, justificatifs à valeur probante, fiches de salaires, formulaires, archives, catalogues, quittances, correspondances etc.).

Qu’est-ce que la GED – définitions

La Gestion électronique des documents, abrégée « GED », est un système informatisé d’acquisition (numérisation), de classement (indexation), stockage (archivage cloud), et de diffusion des documents. La GED est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document.
La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par leur pertinence. De cette analyse découle par exemple une forme d’intelligence artificielle.

rjScan | Qu'est-ce que la GED? définition

Etape 1 GED – Acquisition des documents

La GED a pour objectif premier d’acquérir les documents (dématérialisation).
L’intégration de documents papiers existants : c’est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Les technologies de numérisation utilisées sont la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents ), la LAD (Lecture Automatique de Documents ), l’ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères ) et l’ORC (Reconnaissance Optique de Caractères – ROC).
L’intégration de documents électroniques existants : Une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF

Etape 2 GED – Classement des documents

La seconde étape de la GED est d’indexer les divers documents. L’indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation.
On distingue à ce titre :
  • l’indexation par type offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l’utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d’outils de recherche.
  • l’indexation par concepts ou mots-clés qui vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s’agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent, on parle alors d’indexation statistique. Il peut aussi s’agir d’un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d’équivalence) en rapport avec le document.
  • Etape 3 GED – Archivage des documents

    La troisème étape de la GED consiste à stocker les documents. C’est une phase tout aussi importante que l’acquisition et l’indexation. Il ne peut y avoir de GED sans penser au système de stockage des documents produits.
    Les critères de l’archivage des documents numérisés sont les suivants :
  • Le support de l’archivage
  • L’organisation de l’archivage (classement)
  • Les droits d’accès aux documents
  • Les sauvegardes
  • L’intégrité des documents dans le temps
  • La législation en vigeur
  • La durée de conservation
  • Etape 4 GED – Diffusion des documents

    La quatrième et dernière étape de la GED consiste à diffuser les documents. La diffusion des documents peut se faire via l’internet ou l’intranet (réseau interne à l’entreprise).
    Les documents peuvent être disponibles à la demande de l’utilisateur. Les utilisateurs doivent pouvoir les afficher sous une forme exploitable et éventuellement les imprimer.

    Conclusions

    Grâce à une méthodologie de mise en oeuvre efficace, la Gestion électronique des documents permet de gagner un temps énorme.
    Certes les écrits découverts sur les parois des pyramides de l’Egypte antique ont toujours persisté, mais les hommes ont quand même adopté le bois puis le papier (plus fragile que la pierre, le granit ou le basalte) car ce dernier est plus facile à manipuler et offre plus d’opportunités de stockage, de partage, de copie, etc.
    Pourquoi ne devrions nous pas alors, pour les même raisons, adopter l’électronique?
    A cette dernière question, les entreprises n’ont aujourd’hui trouvé aucune réponse, d’où toute cette ruée vers les outils de GED.
    Bien que encore peu connu de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE, cet enjeu économique stratégique découle du coût de la composante dite « papier » dans une entreprise.

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